2004年1月12日，受国务院学位委员会办公室委托，中国研究生院院长联席会秘书处召集北京大学、清华大学、中国人民大学、武汉大学、哈尔滨工业大学、河海大学、电子科技大学、华东师范大学等8所大学的研究生院负责人，在北京大学正大国际会议中心就承办“2004年全国博士生学术论坛”的有关问题举行了协调会议。 

会议由国务院学位委员会办公室文、理、医处孙也刚处长主持。首先，会议安排清华大学的代表介绍了筹备组织“首届全国博士生学术论坛”的情况，侧重说明了承办论坛的成就、经验和存在的问题。接着，承办“2004年全国博士生学术论坛”的7个学校分别介绍了各自的组织方案和设想。与会代表对各个学校的设想和方案进行了热烈的讨论，提出了许多建设性的意见。孙也刚处长总结归纳了大家的意见，并对各承办单位提出了具体的要求和建议。最后，会议就“2004年全国博士生学术论坛”的名称、组织机构、举办的时间、大会徽标、学科分工、经费等问题达成了共识。

通过这次协调会议，各承办单位统一了认识，进一步明确了职责和任务，为论坛的后续工作奠定了基础。